Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 12 octobre 2026

Responsable du traitement

Systèmes AXi — Abraham Rajoelina AINAFITIAVANA
SIRET : 945 118 354 00017
71 Rue De Falaise, 14000 Caen
Email : [email protected]

Données collectées

Dans le cadre de l'utilisation du site ficiel.io, de l'application mobile Ficiel et de nos services, nous pouvons collecter les données suivantes :

Nom et prénom
Adresse email
Numéro de téléphone (si fourni via formulaire ou messagerie)
Messages échangés via les canaux de messagerie que vous connectez au service
Pièces jointes de ces messages : images, documents, vidéos et messages vocaux
Données de navigation (adresse IP, type de navigateur, pages visitées)

Finalités du traitement

Ces données sont collectées pour :

Répondre à vos demandes de contact
Fournir le service : réunir vos conversations, les trier, et préparer des propositions de réponse et de relance
Rendre vos pièces jointes consultables et recherchables : en tirer un texte (transcription d'un vocal ou d'une vidéo, texte d'un document, description d'une image)
Améliorer nos services et l'expérience utilisateur
À partir du 10 novembre 2026, calculer des statistiques agrégées et anonymisées sur l'usage de l'ensemble de nos clients, pour améliorer les propositions faites à tous (voir « Amélioration du service par des données agrégées »)
Respecter nos obligations légales

Base légale

Le traitement de vos données repose sur votre consentement (formulaires de contact) et sur l'exécution d'un contrat de services (clients Ficiel). Les statistiques agrégées et anonymisées décrites plus bas reposent sur notre intérêt légitime à améliorer le service.

Durée de conservation

Vos données sont conservées pendant la durée nécessaire à la finalité du traitement, et au maximum 3 ans après la dernière interaction, sauf obligation légale contraire.

Partage des données

Vos données ne sont jamais vendues ni cédées. Elles peuvent être transmises aux prestataires suivants, uniquement dans le cadre strict de la fourniture du service :

Stripe — traitement des paiements par carte bancaire. Aucune donnée de carte n'est stockée par nos soins.
Hostinger — hébergement du site ficiel.io.
Un prestataire technique assurant la connexion aux plateformes de messagerie que vous reliez à votre compte.
Des fournisseurs de modèles d'intelligence artificielle, pour le tri des conversations, la préparation des propositions de réponse et la description des images reçues ou envoyées. L'assistant de Ficiel s'appuie sur les modèles Claude d'Anthropic, via son API payante, dont les conditions commerciales lui interdisent d'entraîner ses modèles sur vos données.

Les données du service sont hébergées dans l'Union européenne et isolées par organisation. Elles ne sont jamais utilisées pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle.

Les pièces jointes échangées (images, documents, vidéos, messages vocaux) sont conservées dans un espace privé hébergé dans l'Union européenne, accessible seulement aux membres de votre organisation. Leur contenu est lu pour en tirer un texte (transcription, texte d'un document, description d'une image) afin de les rendre consultables et recherchables. Les vocaux, les vidéos et les documents sont lus sur nos propres serveurs ; seule la description d'une image est produite par un fournisseur de modèle d'intelligence artificielle, qui ne s'en sert pas pour entraîner ses modèles.

Amélioration du service par des données agrégées

En vigueur à partir du 10 novembre 2026.

Ficiel peut calculer, à partir de l'usage de l'ensemble de ses clients, des statistiques agrégées et anonymisées (par exemple : quelles formes de relance obtiennent une réponse, et sous quel délai) pour améliorer les propositions faites à tous. Ces agrégats ne contiennent jamais le contenu d'un message ni l'identité d'un contact ou d'un client, et ne portent que sur des groupes d'au moins 10 organisations. Les données d'une organisation ne sont jamais visibles par une autre ni utilisées pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle. Base légale : intérêt légitime. Chaque organisation peut s'y opposer à tout moment par email, à [email protected].

Assistants IA branchés sur Ficiel

Quand vous branchez un assistant d'intelligence artificielle (Claude, ChatGPT ou un autre client compatible) sur Ficiel, Ficiel tient un journal des demandes que cet assistant lui adresse : l'outil appelé, la date, le résultat, et les paramètres de la demande (par exemple les mots recherchés, le contact visé ou les filtres choisis). Le texte d'un message, d'une note ou de vos consignes n'y figure jamais : seule sa longueur est notée. Ce que vous écrivez à votre assistant reste chez son éditeur et n'est jamais transmis à Ficiel.

Ce journal sert à la sécurité du service (repérer un usage anormal d'un accès) et à son amélioration (savoir quelles demandes reviennent, lesquelles échouent ou sont lentes). Il n'est consultable que par l'équipe de Ficiel, jamais par une autre organisation. Les paramètres des demandes sont effacés au bout de 90 jours, le reste du journal au bout de 180 jours. Base légale : intérêt légitime. Vous pouvez vous y opposer à tout moment par email, à [email protected].

Application mobile

Ficiel est également disponible sous forme d'application mobile. Elle donne accès au même service, avec votre compte existant : aucune inscription ni aucun paiement ne s'y effectue. Les traitements décrits ci-dessus s'y appliquent à l'identique. Trois points lui sont propres :

Notifications — si vous les acceptez, votre appareil nous transmet un identifiant technique de notification, que nous conservons pour vous alerter d'un nouveau message. Le contenu de l'alerte (nom du contact, canal, et un extrait du message de 140 caractères au maximum) transite par le service de notification du fabricant de votre téléphone pour vous être remis. Vous pouvez les refuser ou les couper à tout moment dans les réglages de votre téléphone : le service continue de fonctionner sans elles.
Déverrouillage biométrique — si vous activez le verrouillage de l'application, la reconnaissance est effectuée par votre téléphone seul. Vos empreintes et votre visage ne nous sont jamais transmis et ne quittent jamais votre appareil : nous ne recevons qu'une confirmation, sans aucune donnée biométrique.
Aucun pistage — l'application ne contient ni identifiant publicitaire, ni traceur, ni outil de mesure d'audience tiers. Nous ne suivons pas votre activité en dehors de Ficiel et ne partageons rien à des fins publicitaires.

Désinstaller l'application interrompt les notifications et rend l'identifiant de notification correspondant caduc ; il est alors supprimé. La suppression de vos données de service s'effectue, elle, à votre demande, selon les modalités décrites ci-dessous.

Données Google (Google Agenda)

Si vous connectez votre Google Agenda à Ficiel, Ficiel accède uniquement à vos disponibilités (créneaux libres et occupés) et crée les rendez-vous que vous confirmez. Ficiel ne lit pas le contenu de vos autres événements, ne les modifie pas, ne les supprime pas, et ne transmet aucune donnée de votre agenda à des tiers ni à des fins publicitaires. Ces données ne servent pas non plus à entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Vous pouvez déconnecter votre agenda à tout moment depuis Réglages, Intégrations, ou depuis votre compte Google ; l'accès est alors révoqué et les jetons de connexion supprimés.

Intelligence artificielle. Pour proposer un rendez-vous dans une conversation, l'assistant de Ficiel lit au plus les deux prochains créneaux libres de votre agenda (date et heure de début). Ces créneaux sont traités par le modèle Claude d'Anthropic, via son API payante, soumise aux Conditions commerciales d'Anthropic qui lui interdisent d'entraîner ses modèles sur ces données. Aucune autre donnée de votre agenda n'est transmise à un service d'intelligence artificielle, et aucune donnée Google, brute, agrégée ou dérivée, n'est utilisée pour créer, entraîner ou améliorer un modèle d'intelligence artificielle, de Ficiel ou d'un tiers.

L'utilisation et le transfert par Ficiel des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d'usage limité (Limited Use).

Ficiel's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Sécurité et protection des données

Ficiel protège vos données par les mesures suivantes :

Chiffrement en transit : tous les échanges entre votre navigateur, nos serveurs et nos prestataires passent par des connexions chiffrées (HTTPS/TLS).
Chiffrement des accès sensibles : les jetons d'accès aux services que vous connectez (dont Google Agenda) sont chiffrés en AES-256-GCM avant d'être enregistrés, avec une clé conservée séparément de la base de données. La base de données est elle-même chiffrée au repos par notre hébergeur.
Cloisonnement : les données de chaque organisation sont isolées. Un compte n'accède qu'aux données de sa propre organisation.
Fichiers privés : les fichiers de vos conversations ne sont jamais publics. Ils ne s'ouvrent qu'après vérification de votre accès, par des liens qui expirent en 60 secondes.
Mots de passe : Ficiel n'enregistre jamais le mot de passe de vos comptes de messagerie.
Révocation : quand vous déconnectez Google Agenda, Ficiel révoque l'accès auprès de Google et efface les jetons de ses serveurs.
Accès interne limité : l'accès aux systèmes de production est réservé à l'équipe technique de Ficiel, et limité au support que vous demandez, à la sécurité du service ou au respect d'une obligation légale.

Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

Droit d'accès — obtenir une copie de vos données
Droit de rectification — corriger des données inexactes
Droit à l'effacement — demander la suppression de vos données
Droit à la portabilité — recevoir vos données dans un format structuré
Droit d'opposition — s'opposer à certains traitements

Pour exercer ces droits, contactez-nous à : [email protected]

Cookies et mesure

Sans votre accord, ce site et l'application n'utilisent que des cookies techniques essentiels à leur fonctionnement (mémorisation de votre choix, code de recommandation, provenance de votre visite) et une mesure d'audience sans cookie, hébergée par nous (Umami). Aucune donnée personnelle n'est collectée dans ce cas.

Avec votre accord (bouton « Accepter » du bandeau), nous utilisons :

Google Analytics 4 (Google), pour mesurer la fréquentation et le parcours d'inscription : cookie _ga, conservé 13 mois au plus.
Le pixel Meta (Facebook, Instagram), pour savoir quelle publicité a amené une inscription : cookies _fbp, _fbc et ficiel_fbc, conservés 90 jours au plus.

Les mêmes événements (inscription, compte connecté, essai démarré, premier paiement) sont aussi transmis à Meta et à Google depuis nos serveurs, au travers d'un serveur de mesure que nous contrôlons, hébergé par Stape (sous-domaine relais.ficiel.io). Votre adresse email, votre téléphone si vous l'avez donné et votre identifiant de compte y sont transmis sous forme hachée (SHA-256), jamais en clair. Votre adresse IP et votre navigateur, relevés au moment de l'inscription, sont conservés avec votre accord et joints à l'essai et au premier paiement, à la seule fin de rattacher ces événements à la bonne publicité.

Vous pouvez retirer votre accord à tout moment depuis la page ficiel.io/no-track, qui désactive aussi la mesure d'audience sur votre appareil, ou en supprimant le cookie ficiel_consent. Le retrait vaut pour la suite : aucune nouvelle donnée n'est alors relevée ni transmise.

Réclamation

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL : www.cnil.fr